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A forma mais correta de usar o seu e-mail. 20 dicas de como utiliza-lo.
1. Apague aquele e-mail
Leia os cabeçalhos das mensagens e apague tudo aquilo que você não precisa saber ou que dispense a sua intervenção. É aceitável ignorar um e-mail, da mesma maneira que fazemos com alguns recados ou ligações telefônicas. E quando você estiver enviando mensagens, lembre-se de que ela deve ser curta e objetiva.
2. Livre-se dos anexos
A segunda dica é dedicada àqueles que enviam arquivos anexados (atachados). Uma enorme quantidade de energia e tempo é desperdiçada por usuários lutando contra formatos incompatíveis, arquivos que nunca chegam e anexos que atrapalham ou apagam a mensagem principal. Caso seja necessário anexar um arquivo, procure utilizar compactadores do tipo "zip" para diminuir o tamanho. Para aqueles que recebem mensagens com anexos, tenham muito cuidado ao abrir arquivos de origem desconhecida, para evitar problemas com vírus e outras pragas virtuais. Ter um bom programa antivírus atualizado também é importante pois este pode fazer a checagem dos anexos.
3. Conte até dez
Não envie e-mails quando você está cansado ou irritado. Mensagens podem ser nervosas e críticas além da conta em um momento de raiva. Sem dizer que se perde muito tempo para reparar os danos. Trate os e-mails como as cartas e ligações telefônicas; espere por um momento mais calmo para responder.
4. Não há nada como "ao vivo"
Nunca troque um encontro pessoal necessário por um e-mail, especialmente, quando o assunto é uma reprimenda, uma recompensa ou a dispensa de uma pessoa.
Não se esconda atrás de um teclado! Lembre-se também de que uma mensagem enviada por engano pode ser embaraçosa, especialmente se o assunto for de natureza pessoal.
5. Ajuda pela Internet
Antes de ajudar alguém com câncer ou qualquer outra doença divulgada na Internet, certifique-se da veracidade, antes mesmo de repassar esta mensagem a alguém. Normalmente são mensagens comoventes que só tem a finalidade de se espalhar e encher as caixas postais e congestionar a rede.
6. Quebre as correntes
As chamadas correntes de mensagens são inconvenientes e devem ser ignoradas, pois muitos utilizam o e-mail como ferramenta de trabalho e estas correntes só fazem perder tempo.
7. Rumores, fofocas e boatos
Não espalhe por e-mail fofocas, rumores ou boatos, nem mencione os pontos negativos das pessoas. Isso pode se voltar contra você. E-mails podem ser facilmente repassados para pessoas erradas ou, pior ainda, podem chegar ao alvo de suas críticas. Não esqueça que um e-mail pode ainda virar uma prova contra você.
8. Não se envolva em discussões
Discussões acaloradas por e-mails abusivos ou insultantes são normalmente um erro. A regra básica é: você poderia dizer isso pessoalmente? Caso contrário, não o faça por e-mail.
9. Não divulgue sem ter certeza
Freqüentemente recebemos notícias interessantes e passamos adiante sem ao menos verificar a procedência e a veracidade. Primeiro consulte a fonte da informação para ter certeza e somente depois passe adiante.
10. Antes de imprimir, leia!
Se você se descobrir imprimindo seus e-mails regularmente, isso significa que você não compreende o principal significado desse recurso, que veio para diminuir o fluxo de papel, facilitar a comunicação, de forma barata, rápida e de fácil acesso.
11. Promessa de riqueza
Não caia na tolice de acreditar em riqueza fácil pela Internet do tipo: "mande um real e receba milhões". Isso não existe!
12. Propaganda abusiva
Quando aparecer propaganda na sua caixa postal e que contiver mais ou menos a frase: "Para ser excluído de nossa lista, responda este e-mail".
Não responda, pois assim quem enviou tem certeza que existe o seu e-mail e não vai mais parar de enviar mensagens.
13. Piadas e Pensamentos
Não envie freqüentemente piadas e/ou pensamentos para uma grande quantidade de pessoas (ex. toda a empresa, toda a lista de contatos). Provavelmente alguém desta lista não gostaria de estar recebendo isso todo dia. No mínimo você será chamado de chato, além de estar utilizando recursos computacionais de forma equivocada. E não são baratos!
Você também pode estar arriscando seu emprego, pois nota-se que tem tempo para este tipo de "lazer".
14. Mensagens de Supostas Instituições Financeiras, Órgãos oficiais
Ao receber mensagens solicitando seu acesso ao site do banco ou de outra instituição financeira, certifique-se da veracidade junto à mesma por telefone. Não forneça senhas em sites que foram indicados em mensagens de email.
Caso deseje acessar bancos ou outras instituições para fazer transações comerciais, sempre digite o endereço por completo no navegador. Nunca utilize links recebidos para isso.
15. Filtros
Alguns programas de e-mail possuem a opção de adicionar filtros, que podem, por exemplo, descartar automaticamente mensagens provenientes de determinados endereços que você escolher. Quando alguém estiver abusando da sua paciência com mensagens de promoções ou listagens de preços, você pode utilizar este recurso.
16. Resposta
Ao repassar uma mensagem para um outro destinatário, antes de enviar, certifique-se de limpar todo o conteúdo que não interessa. Normalmente tem-se toda a codificação da mensagem em linguagem de código HTML no final, e todo este conteúdo e' repassado adiante sem necessidade.
Mesma dica ao responder uma mensagem, limpe todo o conteúdo que não interessa ao destinatário, antes de enviá-la.
17. Veracidade
Quando se recebe um e-mail, não se tem certeza da fonte, pois pode-se configurar o programa de correio com qualquer endereço e enviar. Exatamente como uma carta no correio, podemos postá-la escrevendo qualquer nome como remetente.
Caso receba alguma mensagem estranha de algum conhecido (ex. seu chefe), verifique se foi realmente ele que lhe enviou.
18. Gratuidade
Existem atualmente centenas de provedores que oferecem cadastro de uma conta de e-mail gratuitamente ex. gmail, zipmail, bol, yahoo, hotmail entre outros. A vantagem deste serviço é que você pode consultar seus e-mails de qualquer lugar do mundo que possua uma conexão com a Internet. A desvantagem é que devido ao cadastro, você passa a receber "gratuitamente" diversas mensagens de propagandas não solicitadas.
19. Conta de e-mail particular
Se você tem uma conta de e-mail da empresa onde trabalha, tenha a certeza de utilizá-la somente para fins profissionais. A princípio toda conta de e-mail fornecida pela sua empresa é de propriedade dela e ela pode, mediante contrato prévio, estar analisando seus e-mails.
O ideal é criar uma conta particular de e-mail como gmail, hotmail, yahoo, entre tantos para uso particular e procurar utilizá-la fora do ambiente de trabalho.
20. Segurança
Lembre-se: nenhum e-mail tem segurança. As mensagens circulam livremente na rede, portanto mensagens de caráter sigiloso, devem ser evitadas.
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